予約フォームとは？メリット・デメリットについて解説

近年、スマートフォンから手軽に予約できるお店が増えてきました。今まで電話で予約を受け付けていたお店が、新たに予約フォームの導入を検討する際に知っておきたいメリット・デメリットについて解説していきます。

予約フォームはスマートフォンから予約を受け付けるソフトウェア

予約フォームは、お店のお客様がスマートフォンから日時やメニューを選択して予約ができるソフトウェアです。お客様はお店のホームページやTwitter、インスタグラムなどに設置したリンクから予約フォームにアクセスします。また、チラシや雑誌広告などの印刷物にもQRコードを印刷して、お客様に予約フォームを案内することができます。

お客様のメリット

1. 電話せずに予約をすることができる

スマートフォンからいつでもどこでも、思い立ったらすぐに予約を入れることができます。スマートフォンが普及してから普段の生活で電話を使う機会は少なくなり、代わりにLINEなどのメッセージングアプリでコミュニケーションを行うようになりました。お客様の環境の変化にお店側もあわせていく必要があります。また、お客様が電車やバスなどの電話がかけづらい場所からでも手軽に予約ができるようになり利便性がアップします。

2. すぐに予約が決まる

即時予約に対応した予約フォームの場合、すぐに予約を確定させることができます。予約の日時が決まるまで待つ必要がありません。その場で予定が決まるため、忙しい社会人などには非常に重宝されます。

3. 営業時間外でも予約できる

電話のみの予約の場合、営業時間内に予約をしなければなりません。予約フォームを使えば24時間365日予約をすることができます。

続いて店舗側のメリットをご紹介します。

店舗のメリット

1. 電話対応がなくなる

予約を受け付けるために、電話に出る必要がなくなります。接客中などで電話に出れない時にも予約を受け付けることができます。

2. 対応や返信に時間を取られずに済む

予約可能な時間を調べるために予約表をチェックする必要がなくなります。問い合わせフォームやLINEのチャットで予約申し込みがあった場合には何度かメッセージをやり取りして予約を確定する必要がありますが、その必要もなくなります。

3. 休みの日に対応せずに済む

LINEのチャットで予約を受け付けているお店が増えていますが、休みの日でもLINEが来れば対応しなければなりません。予約フォームで予約を受け付けるようにすれば、休みの日や終業後の時間にLINEを気にする必要がなくなります。

予約フォームのデメリット

予約フォームにはどのようなデメリットがあるのでしょうか。

1. 利用料や学習のコストがかかる

予約フォームの導入には利用料がかかる他、利用料以外のコストも発生します。例えば予約フォームを使いこなすためにお店のスタッフが使い方を学習するコストなどです。使いづらい予約フォームの場合、せっかく導入してもお客様に使っていただけなかったり、お店のスタッフが使いこなせなかったりする場合もありますので注意が必要です。

2. 柔軟性に欠ける

今までスタッフが対応していた場合と比べると、予約フォームからの予約受付は柔軟性に欠ける場合があります。例えば同じメニューでもお客様によって施術時間が変わる場合は対応が難しかったり、予約時間が画一的に決まるため、予約と予約の合間の時間を無駄なく活用することが難しい場合があります。

予約フォームの導入は、メリットとデメリットのバランスを見極めて

予約システムにはお客様にとってもお店にとっても大きなメリットがあります。導入を検討される際には、これらのメリットとデメリットとのバランスをよく見極めて検討してみてください。